Base de conocimiento

El editor de la base

Al abrir una base aparecen dos mitades: a la izquierda escribes lo que tu asistente tiene que saber, y a la derecha lo pruebas. Esta página recorre la mitad izquierda.

Escribe como le explicarías el negocio a alguien nuevo

No hace falta ningún formato especial ni palabras técnicas. Frases claras, en orden, y lo importante repetido: eso es lo que mejor funciona. Si algo te cuesta explicárselo a una persona, a tu asistente también le va a costar.

La cabecera

La flecha para volver y el botón de guardar.

Base de conocimiento.

Entrena a la IA con el ADN de tu negocio.

Guardar

Está apagado mientras no hayas cambiado nada, y así se ve casi todo el tiempo. No es un error: es la forma de saber, de un vistazo, si te queda algo sin guardar.

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Guardar

Con cambios sin guardar

En verde y disponible. Al guardar, tu asistente empieza a usar la versión nueva de inmediato, en todas las conversaciones que respondan con esta base. No hay que publicar nada aparte.

La flecha de volver

Regresa a la lista de bases. No guarda lo que hayas escrito, así que guarda antes de salir.

EditorSimulador

En el celular

Las dos mitades no caben una al lado de la otra, así que aparecen estas dos pestañas: Editor y Simulador. Cambiar de pestaña no pierde nada de lo escrito.

La barra de herramientas

Formato a la izquierda, herramientas al centro, contador a la derecha.

Chars:12.480 / 50.000

La barra completa

Negrita, cursiva, subrayado y tachado; dos tamaños de título; lista con viñetas y lista numerada; emojis; adjuntar un archivo; optimizar con IA; y la biblioteca de documentos.

El formato es para ti, no para tu asistente

Tu asistente lee el texto sin formato: la negrita, la cursiva y el subrayado no le dicen nada, y no viajan a WhatsApp. Sirven para que tú encuentres las cosas en una base que va a crecer. Lo que sí aprovecha son los títulos y las listas, porque separan ideas y eso se nota en las respuestas.

Pegar desde Word o Google Docs

Se puede. El editor traduce la negrita, la cursiva y el subrayado que traiga el texto pegado y descarta el resto de la maquetación, para que no entren colores ni tipografías que aquí no pintan nada.

Chars:12.480 / 50.000Cuenta el texto que escribiste, no lo que traen los PDF. Pasado el tope, se pone rojo y Guardar deja de funcionar.

El contador de caracteres

Cuenta solo el texto que escribes tú. Lo que traen los PDF de la biblioteca no suma aquí.

Chars:51.402 / 50.000Por encima de 50.000 caracteres. Hay que recortar o mover parte del texto a un PDF.

Pasado el tope

Sobre 50.000 caracteres se pone rojo y Guardar deja de funcionar. La salida no es recortar información: es mover a un PDF lo que sea catálogo o lista larga y dejar aquí las instrucciones.

La hoja de escritura

Un ejemplo de cómo se ve una base corta y bien puesta.

Quién eres

Atiendes la tienda de ropa. Hablas de usted, respondes corto y nunca prometes un descuento que no esté en esta lista.

Envíos

Ciudad: llega en 24 horas.
Resto del país: de 2 a 4 días hábiles.
Gratis desde $150.000.

Camiseta básica

Algodón, tallas S a XXL. Cuando pregunten por ella, envía las fotos: frente.jpgespalda.jpg

Cómo queda

Un título por tema, la información debajo y los archivos donde corresponden. Con esa forma, encontrar y corregir un precio dentro de seis meses es cuestión de segundos.

Qué conviene escribir

Quién es tu asistente y cómo habla; qué vendes y a qué precio; horarios, zonas de envío y formas de pago; qué responder ante lo típico; y sobre todo qué no debe prometer nunca. Esto último es lo que más problemas evita.

Los archivos que tu asistente envía

Fotos, videos, audios y documentos, insertados dentro del texto.

Adjuntos DisponiblesSelecciona un archivo para insertar

Subir nuevo

Buscar en tu galería...

ImagenVideoAudioDocumento

frente.jpg

imagen

espalda.jpg

imagen

uso.mp4

video

tallas.pdf

documento

La galería

El clip de la barra abre la galería de esta base: cada base tiene la suya, separada de las demás. Desde ahí subes archivos nuevos o eliges uno que ya hayas usado, y se inserta donde tengas el cursor.

camiseta-negra.jpgAsí queda un archivo dentro del texto. Tu asistente lo envía por WhatsApp cuando la parte donde está viene al caso.

La ficha dentro del texto

El archivo insertado se ve así. Ponlo en la parte del texto donde tiene sentido enviarlo: cuando la conversación llegue ahí, tu asistente se lo manda al cliente por WhatsApp.

frente.jpgespalda.jpgdetalle.jpgtallas.pdfCuatro fichas seguidas, sin texto entre ellas: se envían juntas, como un álbum.

Varias fichas seguidas se envían juntas

Si pones varios archivos sin texto entre ellos, WAIchat los trata como un grupo y salen todos juntos. Si quieres que se envíen por separado, escribe algo entre uno y otro.

Cuántos y de qué tipo

Imágenes, videos, audios y documentos. La galería lista los últimos 100 archivos de cada base, y dentro del texto puedes poner los que necesites: enviar sesenta le cuesta a tu asistente lo mismo que enviar uno.

La biblioteca de documentos

Los PDF que tu asistente lee para responder.

Biblioteca de Documentos

Sube PDFs con instrucciones, información del negocio o reglas de respuesta para que la IA los aprenda.

Subir Nuevo Documento

Catálogo primavera.pdf

Listo

Lista de precios.pdf

Procesando

Contrato escaneado.pdf

Error

El PDF parece escaneado (sin texto seleccionable)…

La ventana

Se abre con el icono de hoja, el último de la barra. Acepta solo PDF: cualquier otro archivo que elijas se descarta con un aviso. Puedes subir varios de una vez.

ProcesandoWAIchat está leyendo el archivo. Late mientras dura y no hay que esperar mirándolo.

Procesando

WAIchat está leyendo el documento y preparándolo. Tarda desde unos segundos hasta un par de minutos según el tamaño. No hace falta esperar mirando: puedes seguir escribiendo o cerrar la ventana.

ListoEl documento quedó leído y tu asistente ya responde con él.

Listo

El documento quedó leído y tu asistente ya responde con lo que dice.

ErrorNo se pudo leer. Debajo del nombre aparece el motivo exacto.

Error

No se pudo leer, y debajo del nombre aparece el motivo. Los dos habituales: que el PDF sea una foto escaneada sin texto seleccionable, o que tu cuenta todavía no tenga conectado un proveedor de inteligencia artificial.

El ojo y el bote de basura

El ojo abre el PDF tal cual lo subiste. El bote de basura lo elimina, y tu asistente deja de usar esa información de inmediato. Solo lo ve el dueño de la cuenta.

Un PDF escaneado no siempre se puede leer

Si el documento es la foto de un papel, hace falta que tu proveedor de IA sepa mirar imágenes de documentos: hoy eso lo hacen Google y Anthropic. Con los otros proveedores el documento queda en Error y el aviso te dice qué hacer. La salida más rápida suele ser volver a exportar el PDF desde el programa original, donde el texto todavía se puede seleccionar.

Galería y biblioteca no son lo mismo

La galería es lo que tu asistente ENVÍA

Fotos de producto, listas de precios en imagen, videos de uso. Entran al texto como una ficha y viajan al WhatsApp del cliente. Tu asistente no lee lo que hay dentro de ellas.

La biblioteca es lo que tu asistente LEE

Los PDF que sirven para contestar. Tu asistente los consulta, pero no se los envía al cliente. Si quieres que un PDF además se pueda enviar, insértalo también desde la galería.

Por qué importa la diferencia

Es la confusión más común de esta pantalla: subir el catálogo a la biblioteca y esperar que llegue al cliente, o insertarlo en el texto y esperar que tu asistente sepa los precios que trae dentro.

Optimizar con IA

La varita de la barra, para cuando el texto creció sin orden.

Optimizar instrucciones

Refina la estructura de tu base de conocimiento con IA.

Tus instrucciones actuales

envios a todo el pais, 2 a 4 dias. gratis desde 150 mil

tallas s m l xl xxl

no dar descuentos

Propuesta de la IA

¿Listo para optimizar?

Nuestra IA organizará tus notas, corregirá el estilo y mejorará la claridad para tus clientes.

Iniciar Optimización

CancelarAplicar Cambios

La ventana

A la izquierda queda tu texto actual y a la derecha la propuesta. Reordena en secciones, aclara las frases ambiguas y agrupa los archivos, con el encargo explícito de no eliminar ni resumir nada.

Nada cambia hasta que tú lo aceptas

La propuesta se queda a un lado hasta que presionas Aplicar Cambios, y aun entonces todavía tienes que Guardar. Puedes cerrar la ventana y volver más tarde: la propuesta se conserva.

Léela antes de aplicarla

La reescribe una IA, así que puede cambiar un matiz que para ti era importante. Compárala con tu texto en la misma ventana, que para eso están las dos columnas lado a lado.

Usa tu propia cuenta de IA

Optimizar consume de la cuenta de inteligencia artificial que tengas conectada, la misma con la que responde tu asistente. Sin cuenta conectada, el botón no puede hacer nada.

Antes de dar por buena una base

Pruébala al lado

El chat de prueba está a la derecha justamente para eso: escribir lo que escribiría un cliente y ver qué contesta. Está en El chat de prueba.

Revisa los precios y las fechas

Es lo que primero envejece, y tu asistente lo repite con total seguridad aunque lleve seis meses desactualizado.

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Guardar

Y guarda

Mientras el botón siga en verde, lo que escribiste no lo está usando nadie. Salir de la pantalla sin guardar lo pierde sin preguntar.

Las otras dos páginas

La pantalla donde viven tus bases está en Tus bases de conocimiento, y cómo se prueba, en El chat de prueba.