Tus bases de conocimiento
Una base de conocimiento es todo lo que tu asistente sabe de tu negocio: qué vendes, a qué precio, cómo hablas y qué nunca debe prometer. Esta página recorre la pantalla donde viven todas tus bases.
Tu asistente no inventa: repite lo que dejaste escrito aquí
Lo que no esté en la base, tu asistente no lo sabe. Y lo que esté mal escrito lo va a repetir tal cual a cada cliente que pregunte. Por eso esta pantalla es la que más se revisa las primeras semanas.
Qué hay dentro de una base
Tres cosas, y cada una entra por un camino distinto.
1 · Lo que escribes
El texto que redactas tú en el editor: quién es tu asistente, cómo saluda, tus precios, tus horarios, lo que no puede prometer. Es la parte que más pesa en cómo responde, y se escribe en el editor de la base.
2 · Los documentos que subes
Archivos PDF con catálogos, listas de precios o manuales. WAIchat los lee al subirlos y tu asistente los consulta cuando el cliente pregunta algo que está ahí dentro.
3 · Los archivos que puede enviar
Fotos, videos, audios y documentos que insertas dentro del texto. Cuando la conversación llega a la parte donde los pusiste, tu asistente se los manda al cliente por WhatsApp.
La pantalla
Base de conocimiento, en el menú de la izquierda.
Crear nueva base
Crear nueva base
Arriba a la derecha. Pide un nombre y una descripción, y con eso la base ya existe: se abre sola, completamente vacía, lista para que escribas.
Buscar base de conocimiento...
El buscador
Filtra por el nombre y por la descripción, así que describir para qué sirve cada base no es adorno: es lo que las hace encontrables cuando tengas ocho.
No se encontraron bases
Todavía no has creado ninguna base de conocimiento. Empieza creando tu primera base para entrenar a la IA.
Cuando no hay ninguna
Sale este mismo recuadro cuando tu búsqueda no encuentra nada, y ahí el botón cambia a Limpiar búsqueda. Si dice «Crear mi primera base», es que la cuenta todavía no tiene ninguna.
La tarjeta de cada base
Al hacer clic en cualquier parte de la tarjeta se abre el editor.
Catálogo y precios
Productos, tallas, colores y la lista de precios vigente.
PredeterminadaListo para usar
La tarjeta
El nombre, la descripción recortada a dos renglones y, abajo, los dos indicadores. El menú de tres puntos aparece al pasar el cursor por encima.
PredeterminadaLa base con la que responde tu asistente cuando ninguna regla dice otra cosa.
Predeterminada
La base con la que responde tu asistente cuando nadie dice otra cosa. Solo una la tiene a la vez: al marcar otra, la anterior pasa a secundaria sola, y mientras tengas bases siempre hay una. La primera base que creas nace predeterminada. Si dos personas la cambian a la vez, queda la del último cambio.
SecundariaExiste y funciona, pero solo se usa si una regla de Disparadores la elige.
Secundaria
Existe y funciona igual, pero solo se usa cuando algo la elige: una regla de Disparadores o la línea de WhatsApp por la que escribió el cliente. Cómo se decide está unas líneas más abajo.
Listo para usarEs fijo: todas las bases lo muestran siempre. No mide si la base tiene contenido.
Listo para usar
Es un rótulo fijo: lo muestran todas las bases, siempre. No mide si la base tiene contenido ni si tus documentos terminaron de procesarse. Para saber eso, abre la base.
Cuál base atiende cada conversación
Tres niveles, y gana siempre el más específico.
1 · Una regla de Disparadores
La acción Usar una base de conocimiento cambia de base a mitad de una conversación: por una palabra que escribió el cliente, por el anuncio del que viene o por la etiqueta que tenga el chat. Manda por encima de todo lo demás y se queda fija hasta que otra regla decida otra cosa. Las acciones están en Lo que hace una regla.
2 · La línea de WhatsApp
Cada número puede tener su propia base, y se elige en Integraciones, al configurar la línea. Si tienes una línea para ventas y otra para soporte, es aquí donde cada una queda apuntando a lo suyo. La opción se llama Ninguna (Usa predeterminada) cuando no has elegido.
3 · La predeterminada de la cuenta
Lo que atiende cuando ninguna de las dos anteriores dijo nada: la base marcada con el distintivo verde en esta pantalla. Es la que responde en la mayoría de las cuentas, porque la mayoría tiene una sola línea y ninguna regla de ruteo.
Duplicar una base
La copia es independiente desde el primer segundo.
Qué se lleva la copia
El texto entero, las instrucciones, los documentos de la biblioteca (con lo que el asistente ya aprendió de cada PDF) y su propia copia de cada archivo: fotos, videos, audios y PDF. No comparte nada con la original, así que puedes borrar cualquiera de las dos sin romper la otra.
Todo o nada
La copia aparece en la lista solo cuando está completa. Mientras se hace, el botón de la tarjeta queda bloqueado con un indicador de carga. Si algo falla, la copia se deshace sola y no queda nada a medias. Si no se pudo deshacer, la copia aparece en la lista y el aviso te dice su nombre: bórrala y vuelve a duplicar.
Si un PDF se está procesando
No se puede duplicar la base hasta que termine, porque la copia saldría sin lo que el asistente aprende de ese PDF. Espera a que el documento aparezca como listo y vuelve a intentarlo.
Cómo se llama y cómo nace
Con el nombre de la original y «(Copia)» al final. Nace siempre como secundaria, aunque hayas duplicado la predeterminada.
Para qué sirve
Para probar un cambio grande sin tocar la que está atendiendo a tus clientes: duplicas, editas la copia, la pruebas en el chat de prueba y, cuando te convence, la marcas como predeterminada.
Eliminar una base
Es la única acción de esta pantalla que no se puede deshacer.
Eliminar base de conocimiento
¿Estás seguro de que deseas eliminar «Catálogo y precios»? Esta acción no se puede deshacer y toda la información asociada se perderá permanentemente. También se borrarán 3 archivos de su galería de medios.
Mantener baseEliminar permanentemente
El aviso de confirmación
Se borra todo lo de esa base: el texto, los documentos, lo que WAIchat aprendió de ellos y los archivos que subiste a su galería de medios. El aviso te dice cuántos archivos se van con la base. Si no se pudieran borrar los archivos, la base se queda como estaba y te lo dice, para que lo vuelvas a intentar. No hay papelera ni forma de recuperarlo.
Si borras la predeterminada
WAIchat no te deja borrarla mientras tengas otras bases: primero marca otra como predeterminada y vuelve a intentarlo. No se toca nada, ni sus archivos. Así tu asistente nunca se queda sin base por defecto. Si es tu única base, sí se puede borrar, y la cuenta queda sin bases.
Lo que apuntaba a ella
Una línea de WhatsApp que la tuviera asignada vuelve sola a la predeterminada. Una regla que la eligiera, en cambio, deja de hacer efecto en silencio: al ejecutarse comprueba que la base exista y, si no está, no cambia nada. Revisa tus reglas en el mismo momento en que borras.
Quién puede hacer qué
Editar
Duplicar
Seleccionar predeterminado
Eliminar
Organizar y borrar es del dueño y del administrador
Así se ve el menú para el dueño y para un administrador. Ellos crean, renombran, duplican y eliminan bases, eligen la predeterminada y eliminan documentos y archivos de la galería. Al asesor no le aparece el menú, ni el botón de crear, ni los botes de basura. Los roles completos están en Equipo y permisos.
Lo que sí hace el asesor
Abre una base, edita su texto, usa Optimizar, sube documentos PDF y elige archivos de la galería para insertarlos. No puede dejar vacía una base que tenía contenido: el panel se lo avisa y no guarda. Si tu cuenta todavía no tiene ninguna base, verá un aviso para pedirte a ti o a un administrador que la cree.
Una base editada cambia las respuestas de inmediato
No hay que publicar nada ni esperar: en cuanto guardas, la siguiente respuesta de tu asistente ya sale con lo nuevo, en todas las conversaciones que usen esa base. Por eso conviene probar en una copia cuando el cambio es grande.