Equipo y permisos
Quién entra a tu WhatsApp, qué ve cada persona cuando entra y cómo quitarle el acceso el día que se va. Todo se decide en una sola pantalla y con un solo campo: el rol.
Entro a WAIchat como…
Su menú lateral
- Dashboard
- Inbox
- Pipeline
- Órdenes
- CRM
- Etiquetas
- Plantillas
- Disparadores
- Marketing
- Base de conocimiento
- Integraciones
- Equipo
- Ajustes
Ve las 13 secciones.
La persona que contrató WAIchat.
Hay uno y solo uno por cuenta, y es quien creó el negocio al registrarse. No se puede transferir ni nombrar a otro desde la plataforma: no existe la acción «hacer dueño a alguien».
Es el único que puede borrar de forma definitiva, tanto a un asesor como la cuenta entera, y el único que puede eliminar el negocio completo.
Pestaña «Todos» en la bandeja
Ver las conversaciones de los compañeros
Eliminar una orden para siempre
Cancelarla sí puede todo el mundo
Facturación y consumo
En el menú de tu avatar, no en el lateral
Los tres roles
No hay permisos sueltos que activar uno a uno: cada persona tiene un rol y el rol lo decide todo.
Dueño
Administrador
Asesor
El rol se cambia en caliente
Qué puede hacer cada rol
La tabla completa, para consultar el caso concreto antes de repartir un acceso.
La bandeja de entrada
Atender chats y responder a clientes
Los propios y los que están sin asignar. Nadie se queda sin poder trabajar.
Ver la pestaña «Todos»
Las conversaciones de todo el negocio, incluidas las de otros compañeros. Al asesor esa pestaña ni siquiera le aparece.
Ver el archivo completo
El asesor ve archivado solo lo que atendió él.
Encender y apagar la IA de un chat, asignar, archivar y etiquetar
Ventas y operación
Crear, editar y cancelar órdenes
Cancelar es reversible, así que lo tiene todo el mundo.
Eliminar una orden para siempre
Es irreversible y reescribe las métricas de ventas del negocio, así que va con el resto de acciones destructivas.
Eliminar una regla de Disparadores
Pausar una regla la deja donde está y se puede reactivar; borrarla se lleva sus condiciones y sus acciones sin copia, y nadie se entera de que dejó de ocurrir algo. Al asesor le queda pausar.
Entrar en Marketing: crear, programar y enviar campañas
Es el único sitio donde una sola persona le escribe a miles a la vez con el número del negocio. Un envío desafortunado quema la reputación de la línea ante Meta y no se puede recoger, así que responde de él quien responde de la cuenta. Al asesor no le aparece en el menú, y escribir la dirección a mano lo devuelve a su bandeja.
CRM, Etiquetas, Plantillas, Pipeline, Disparadores y Base de conocimiento
Estas secciones las usa todo el equipo: son herramientas de venta. En Disparadores el asesor lo hace todo menos borrar reglas.
El equipo
Entrar en Equipo
Al asesor no le aparece en el menú, y escribir la dirección a mano lo devuelve a su bandeja.
Invitar asesores y editar sus datos
Nombrar administradores
Si un administrador pudiera nombrar a otro, tendría una vía indirecta para ampliar su propio poder sobre la cuenta. Por eso el rol de Administrador le aparece apagado en el formulario.
Suspender y reactivar el acceso
La baja reversible: la vía normal para quitar acceso.
Eliminar definitivamente a un asesor
Borra también su cuenta de acceso a WAIchat y no se puede deshacer.
Crear, renombrar y eliminar áreas
Configuración de la plataforma
Ajustes: datos del negocio, el asistente de IA, horarios y notificaciones
Incluye las claves de los motores de IA y de Google Maps que pone cada negocio.
Integraciones: conectar y desconectar líneas de WhatsApp
También las claves de API. Un asesor no puede dejar al negocio sin línea.
Dinero y cuenta
Ver el plan, las facturas y el consumo
No está en el menú lateral: se llega desde el menú de tu avatar, arriba a la derecha.
Cambiar de plan, ampliar el cupo y pagar
Quien ve llenarse la base de contactos es quien lleva la operación, así que también puede resolverlo.
Borrar contactos y liberar espacio
Tanto una ficha suelta como la depuración por criterios. Un asesor no ve ninguna de las dos.
Eliminar la cuenta del negocio completa
Se hace desde Editar perfil y arrastra conversaciones, mensajes, órdenes, plantillas y asesores.
Restringido de verdad, no solo escondido
La pantalla de Equipo
Dos botones arriba y una tabla debajo. Eso es todo.
Gestión de Equipo.
Administra los asesores que tienen acceso a tu número de WhatsApp y gestionan tus chats.
Gestionar Áreas
No aparece para un asesor: la sección entera es de dueño y administradores.
Invitar Asesor
El contador de miembros
Tu plan no limita el tamaño del equipo
La tabla de miembros
Una fila por persona, y la tuya siempre la primera.
| Nombre | Rol | Departamento | Estado | Registro | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|
Marcela Ríos (tú)marcela@tunegocio.com | Dueño | Todas las áreas | Activo | 02 mar 2026 | No consume cupo |
D Daniel Ortizdaniel@tunegocio.com | Administrador | Ventas | Activo | 14 may 2026 | |
L Laura Bermúdezlaura@tunegocio.com | Asesor | Sin asignar | Pendiente | 21 ago 2026 | |
C Camilo Restrepocamilo@tunegocio.com | Asesor | Soporte | Suspendido | 09 abr 2026 |
La fila del dueño
Nombre
Rol
Departamento
Estado · Activo
Estado · Pendiente
Estado · Suspendido
Registro
Acciones
«Aún no has invitado a ningún asesor»
Aún no has invitado a ningún asesor |
Invitar a un asesor
Cuatro campos y un correo. La persona no entra hasta que crea su contraseña.
Debe ser un correo que no tenga todavía cuenta en WAIchat.
Nombre completo
Correo electrónico
Rol en el equipo
Si eres administrador, la opción «Administrador» te aparece apagada: solo el dueño reparte ese rol.
Área / Departamento
Enviar Invitación
Errores que verás al invitar
Si la invitación no llega
El menú de cada fila
Los tres puntos del final de la fila. Lo que aparece dentro depende de tu rol y del estado de esa persona.
Reenviar invitación
Solo en las filas en estado Pendiente. En cuanto la persona crea su contraseña, desaparece.
Editar asesor
Suspender acceso
Reactivar acceso
Ocupa el sitio de «Suspender acceso» cuando la persona ya está suspendida.
Eliminar definitivamente
Solo el dueño. A un administrador no le aparece esta opción.
Suspender antes que eliminar
Sus chats siguen asignados a esa persona
Áreas y departamentos
La forma de agrupar al equipo por lo que hace: Ventas, Soporte, Facturación.
Para qué sirven
Agregar Área
El lápiz
La papelera
Cuatro reglas que sorprenden
No son fallos. Las cuatro están puestas a propósito, y saberlas ahorra el susto de después.
Nadie se gestiona a sí mismo
En tu propia fila no hay menú de acciones. No puedes cambiarte el rol, suspenderte ni eliminarte desde aquí: si se pudiera, un descuido dejaría al negocio sin nadie que administre.
Un administrador no crea administradores
Solo el dueño reparte ese rol. De lo contrario, un administrador tendría una vía indirecta para ampliar su propio poder sobre la cuenta, nombrando a alguien de confianza.
Un correo, un negocio
Una cuenta de WAIchat pertenece a una sola organización. Quien ya tenga cuenta —aunque sea de otro negocio o la suya propia— no puede ser invitado con ese mismo correo.
El asesor no ve el archivo de los demás
Ni en la pestaña «Archivados» ni buscando. De lo archivado solo ve lo que atendió él. Es lo que permite que varios asesores compartan una línea sin verse las conversaciones.
Monta tu equipo
Empieza por un asesor y sube a administrador a quien lleve la operación.